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1. Einleitung
Diese Dokumentation dient als Vorlage zur Vorlage bei den zuständigen Behörden und zeigt die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen im Rahmen des Betriebs eines Cannabis Social Clubs gemäß den geltenden Vorschriften in Deutschland. Die Dokumentation umfasst sämtliche Aspekte der Mitgliedsverwaltung, Mengenverwaltung, Datenmeldung und Produktverfolgung der Hanf-App.
2. Mitgliedsausweise und Mitgliedsverwaltung
Jeder Cannabis Club ist verpflichtet, eine genaue und lückenlose Verwaltung seiner Mitglieder sicherzustellen. Dies erfolgt über die Hanf-App , welche eine zentrale Plattform für die Erfassung und Verwaltung von Mitgliedsdaten bietet. Jeder registrierte Nutzer erhält einen digitalen Mitgliedsausweis, der sowohl die Mitgliedsnummer als auch ein aktuelles Foto (optional) des Mitglieds enthält.
Übersicht der Mitgliederliste mit zugehörigen Mitgliedsausweisen.
Beispiel eines digitalen Mitgliedsausweises.
3. Erfassung und Dokumentation der Mengen
Die Erfassung und Verwaltung der angebauten, abgegebenen, zurückgerufenen und vernichteten Mengen von Marihuana, Haschisch und Vermehrungsmaterial erfolgt ebenfalls über die Hanf-App . Dabei werden alle relevanten Schritte und Bewegungen der Produkte elektronisch aufgezeichnet und in einem zentralen System gespeichert.
Anbaumenge:
- Jede Anbauaktion wird erfasst und die erwartete Erntemenge vorab dokumentiert.
- Nach der Ernte wird die tatsächliche Menge eingetragen und eventuelle Abweichungen begründet.
Abgabe:
- Jede Abgabe an Mitglieder wird unter Angabe von Menge, Datum und Empfänger erfasst.
- Die App stellt sicher, dass die maximale Abgabemenge pro Mitglied nicht überschritten wird.
Rückruf:
- Bei Rückrufen wird die betroffene Charge dokumentiert, der Grund angegeben und der Rückrufstatus überwacht.
Vernichtung:
- Produkte, die vernichtet werden müssen, werden unter Angabe der Menge, des Grundes und des Vernichtungsdatums registriert.
Erfassungsformular für Anbaumengen.
Dokumentation einer Produktabgabe an ein Mitglied.
Formular zur Dokumentation der Produktvernichtung.
4. Elektronische Datenmeldung
Die Hanf-App bietet die Funktion zur elektronischen Datenmeldung an die zuständigen Behörden. Diese Meldung erfolgt jährlich und umfasst alle relevanten Daten, die im Vorjahr erfasst wurden. Die Daten werden anonymisiert und in einem standardisierten Format übermittelt, um die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.
Übersicht der elektronischen Datenmeldungen.
5. Weitergabe von anonymisierten Daten
Zur Erfüllung gesetzlicher Berichtspflichten werden anonymisierte Daten zu Anbau, Abgabe und Vernichtung von Cannabisprodukten an die zuständigen Behörden weitergeleitet. Die Anonymisierung gewährleistet den Schutz der Privatsphäre der Mitglieder, während gleichzeitig die notwendige Transparenz gegenüber den Behörden sichergestellt wird.
6. Produktverfolgung
Die Rückverfolgbarkeit der Cannabisprodukte ist ein wesentlicher Bestandteil der Qualitäts- und Sicherheitskontrolle. Über Die Hanf-App wird jeder Schritt von der Produktion bis zur Abgabe dokumentiert. Dies umfasst auch die Möglichkeit, jede Charge bis zum jeweiligen Mitglied nachzuverfolgen.
Nachverfolgungsübersicht einer Charge.
7. Fazit
Diese Musterdokumentation zeigt auf, wie die gesetzlichen Vorgaben zur Mitgliedsverwaltung, Mengenüberwachung, Datenmeldung und Produktverfolgung erfüllt werden können. Die Hanf-App stellt die notwendigen Tools und Funktionen bereit, um eine transparente und regelkonforme Dokumentation zu gewährleisten. Die hier aufgeführten Screenshots dienen der Veranschaulichung der praktischen Umsetzung und können als Nachweis gegenüber den Behörden verwendet werden.